Beschikbaarheid

Een erg belangrijk aspect in het vergelijken van verschillende aanbieders, is de beschikbaarheid van online boekhouding. De meeste ondernemers kiezen juist voor boekhouden in de cloud omdat ze daarmee altijd de beschikking hebben over de gegevens en niet afhankelijk zijn van tijd en locatie.

Beschikbaarheid van online boekhouding

Echter betekent boekhouden in de cloud niet dat de boekhouding automatisch 24 uur per dag, 7 dagen per week beschikbaar is. Elke aanbieder van online boekhoudsoftware heeft, afhankelijk van de technische infrastructuur, geregeld tijdframes nodig om de systemen te onderhouden en bij te werken. Denk hierbij aan de servers, de firewalls, het backup-mechanisme, ondersteunende software en routers. Gelukkig kondigen de meeste leveranciers aan wanneer ze het onderhoud gaan uitvoeren. Op die momenten kun je dus gedurende een bepaald tijdframe geen gebruik maken van je online boekhoudpakket. Zorg dat je bij het vergelijken van online boekhouden geïnformeerd wordt over hoe de leverancier omgaat met beschikbaarheid van online boekhouding en in het bijzonder verminderde beschikbaarheid.

Uptime-garanties en boetesystemen

Beschikbaarheid van online boekhoudingWaar je nog meer op kunt letten is de wijze waarop leveranciers van online boekhoudsoftware verschillen ten aanzien van garanties op uptime. De uptime is de tijd, meestal uitgedrukt in een percentage van de totale periode, waarop de software beschikbaar was. Sommige leveranciers geven ‘harde’ garanties en hanteren een soort van boetesysteem waarbij ze jou als klant trachten te compenseren in de gevallen dat ze de garantie niet na hebben kunnen komen. Verwacht hier niet te veel van. De boetes zijn namelijk vaak maar een fractie van de totale (directe- en indirecte schade) schade die je onderneming oploopt als de boekhouding niet beschikbaar is. En vaak komt een boete-uitkering ook niet in de vorm van contant geld, maar vaak in de vorm van compensatie door het geven van een korting, bijvoorbeeld door het kosteloos verlengen van de contractstermijn. Samenvattend lijkt een boetesysteem een effectieve manier om een leverancier te prikkelen, maar vergeet niet dat in veel gevallen de kosten voor boetes zijn verrekend in de prijs die je betaald.

Kies dus niet een leverancier op basis van zijn uptime-garanties en boetesysteem. Voor leveranciers van online boekhoudpakketten is de imagoschade die ze oplopen bij sterk verminderde beschikbaarheid vele malen vervelender dan het moeten uitkeren van boetes.

Het is aan te raden om in plaats van te focussen op de aanwezigheid van een boetesysteem, proberen of je na kunt gaan wat de uptime-percentages in het verleden zijn geweest bij een leverancier. Dat zegt vaak best wel iets over de kwaliteit van de dienstverlening en dus de beschikbaarheid van online boekhouding. Sommige leveranciers stellen deze percentages openlijk beschikbaar. En nee, resultaten uit het verleden bieden vaak geen garanties voor de toekomst. Maar aan de andere kant: boetesystemen doen dit ook niet.

Online boekhoudsoftware zelf hosten

Tenslotte nog een laatste punt om rekening mee te houden: er zijn aanbieders die het toestaan om de software op uw eigen IT-infrastructuur te hosten. In dat geval bent je niet meer afhankelijk van de beschikbaarheid en prestaties die de aanbieder van de online boekhoudsoftware biedt. Houd in dat geval natuurlijk wel rekening met alle kosten en inspanningen die een eigen infrastructuur met zich meebrengt. Zoals licenties voor het operating system, de database(s), backups en beveiligingssoftware. En realiseer je goed dat het zelf hosten ook gevaren en risico’s met zich meebrengt. Je bent in dit geval geheel zelf verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van online boekhouding.

Reacties kunnen niet achtergelaten worden op dit moment.